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Virtualización del puesto de trabajo en el segmento empresarial

Para muchas empresas y empleadores, los lugares de trabajo virtual, donde los empleados operan a distancia entre unos y otros, son una realidad que se hace cada vez más presente.

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Esto representa un nuevo reto para los profesionales, ya que los jefes comienzan a hacerse muchas preguntas, principalmente en torno al desempeño de sus trabajadores. ¿Cómo puede manejar a sus empleados si no puede verlos?.

El impulsor del trabajo virtual: La tecnología

El modo de trabajar moderno, ya casi no conoce límites, ya que está el correo electrónico, los correos de voz, los teléfonos celulares, las computadores portátiles, las videoconferencias y los organizadores de mano. Con todos estos elementos, trabajar en el hogar es cada vez mas fácil.

Para que las oficinas virtuales sean viables, se deben cumplir algunos requisitos:

  • La información deben ser accesibles desde lugares remotos para los integrantes del equipo.
  • Deben existir acuerdos de trabajo virtuales apropiados.

¿Todos los puestos de trabajo pueden virtualizarse?

Aunque quisiéramos pensar que sí, lo cierto es que no todos los puestos de trabajo son adaptables al sistema virtual. Los puestos de trabajo en ventas, marketing y consultoría parecen estar mejor adaptados a esta modalidad.

Para los empleados nuevos, tampoco resulta ser muy recomendable adoptar esta modalidad de trabajo, ya que el proceso debe ser gradual, y así lo han entendido grandes compañías tecnológicas como Lotus, IBM y Hewlett-Packard, que han escrito directrices, capacitación y redes de pares para facilitar la transición. En las directrices de Hewlett-Packard para los lugares de trabajo virtuales se puede ver temas como quién puede participar, problemas familiares y del hogar, oficina remota, configuración y procesos administrativos.

Suponiendo que los acuerdos de trabajo virtual son apropiados y que los empleados están dispuestos a probarlos, ¿cómo debe proceder un director?. Hay dos tipos de modalidades de trabajo virtual que son cada vez más populares: los equipos virtuales y el teletrabajo. Veamos en qué consisten estos.

Equipos virtuales

En un equipo virtual, los equipos no tienen ningún tipo de interacción personal, sólo se comunican a través de los sistemas electrónicos, lo cual proporciona varias ventajas como ahorro en tiempos de desplazamiento, gastos de viaje y alojamiento.

Con esta modalidad de trabajo se puede utilizar asesoría externa virtual, con la ventaja de incurrir en bajos costos. También es más fácil contratar y retener a los mejores profesionales, ya que pueden trabajar independiente de su ubicación física.

Otra ventaja de esta modalidad de trabajo, es que el equipo de trabajo se encuentra comunicado en línea, facilitando respuestas rápidas en todo momento.

Entre las desventajas de los equipos virtuales están la falta de interacción física y las sinergias que a menudo sólo se generan cuando se está cara a cara. Aún así, los equipos virtuales siguen creciendo y han aparecido los “Groupware”, que son sistemas basados en computadoras diseñados para apoyar a los grupos de personas que trabajan de modo virtual.

El Teletrabajo

Esta es otra modalidad de trabajo virtual, que se caracteriza por ser un trabajo que se puede efectuar lejos de las oficinas centrales, donde los integrantes del equipo se comunican de forma combinada a través de medios electrónicos y la oficina dos o tres veces por semana.

Para efectuar el teletrabajo, no todas las empresas proveen de los equipos necesarios para comunicarse virtualmente a sus empleados, y es así como en algunas empresas los empleados son quienes deben proveer sus propios equipos para trabajar.

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Los desafíos del trabajo virtual

Para los directores de empresa, el desafío más grande a enfrentar con el trabajo virtual es gestionar el rendimiento de sus trabajadores, ya que no puede observarlos y cerciorarse que están trabajando.

Para que el director pueda delegar de mejor forma el trabajo, al utilizar la modalidad de trabajo virtual, se recomienda identificar y analizar las fortalezas y debilidades de los integrantes del equipo. Además, hay que tener en consideración que la gestión del rendimiento es parte de un proceso de mejora continua en el tiempo, que exige una supervisión diaria.

En general, para gestionar el rendimiento se debe definir el rendimiento deseado, facilitar el desempeño y estimular una mayor eficiencia. El rol del directivo en este proceso es el de orientar, dirigir y retroalimentar.

Para gestionar los lugares de trabajo virtuales, otro desafío importante es la comunicación. No se puede sobre confiar en el correo electrónico, ya que ahí la comunicación es unidireccional. Hay que complementar con reuniones eficaces de audio, correos de voz, video conferencias y comunicación cara a cara.

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