reuniones

Claves para tener reuniones efectivas

Las reuniones son parte esencial en la vida de cada organización, y tu capacidad de ejecutar reuniones eficaces, junto a tus habilidades de gestión serán una parte fundamental en el éxito de estas.

reuniones

Para liderar reuniones, hay una serie de cosas que deberías mantener siempre en mente. Aquí veremos 5 de esas cosas que debes tener siempre presente al momento de liderar una reunión.

Consejos para gestionar reuniones eficaces

1. Comienza con un propósito

Una de las tareas más importantes para hacer como líder, es mejorar tu capacidad de gestión y celebrar reuniones eficaces requiere tener siempre una planificación de estas, de modo que tengan una finalidad.

Cuando todo el mundo se sienta, tu dices “tenemos esta reunión de hoy, para lograr estas metas y estos objetivos”. En la apertura de las reuniones, que no deben durar mas de 5 o 7 minutos, tienes que establecer las bases, los parámetros y los términos de referencia para decirle a todos los presentes por qué están ahí, por cuanto tiempo y lo que tienen que llevar a cabo.

Para mejorar las habilidades de gestión durante una reunión hay que ser específico y puntual también. Asegúrate de anunciar la duración de la reunión, lo cual debe quedar estipulado en la pauta.

Comienza tu reunión a la hora y no penalices a aquellos que llegaron a tiempo por causa de quienes llegan tarde. Si alguien llega tarde, no tienes que repetir lo ue ya esta dicho, ya verás como entienden el mensaje y eso te ayuda a mejorar la gestión.

2. Fomentar la discusión abierta

Es muy importante recibir el aporte de todo el mundo, no sólo de aquellas personas que tienen mucho que aportar y están dispuestas, sino de aquellas que son más tímidas y menos propensas a hablar. Tienes que recordar que los líderes no dominan, sino que deben asumir un rol facilitador, evitando acaparar la discusión.

Siempre que puedas, asigna la responsabilidad de gestionar las reuniones a otra persona, de modo que se vayan construyendo habilidades de gestión de reuniones en tus subordinados.

Mantén el foco de la reunión siempre, de modo que la reunión sea eficaz y te ahorre tiempo.

3. Presiona para el cierre

Una vez que comienzas a hablar de un tema, discútelo a fondo y mantén el foco para resolver el problema, decidir quién va a hacer qué y cuando, antes de pasar al siguiente tema.

La incapacidad de mantener el rumbo y presionar para el cierre son dos factores que hacen perder tiempo, y son de las principales quejas de personas que asisten a reuniones no efectivas.

4. Resume el punto principal

Resumir los avances y decisiones al final de cada reunión es un deber para que todo avance. También que todos entiendas quién estará a cargo de las soluciones y los plazos. Finalmente, se piden los aportes de cada uno para cerrar el acuerdo definido. Lograr que las personas se comprometan públicamente es una herramienta muy potente en la gestión de empresas, ya que mantiene despiertos a los involucrados al saber que están siendo observados.

reuniones

5. Mantén un registro

Cerrar las reuniones con un registro de todo lo acordado y dicho, es tan importante como el desarrollo de la reunión misma. Puedes pedir que te hagan llegar preguntas o observaciones de este documento. Este es un paso final muy importante para efectuar reuniones más eficaces y mejorar tus habilidades de gestión.

Deja un comentario